La saisie des réceptions
Ce qui entre dans le magasin doit entrer dans le logiciel.
Pourquoi c’est important
La saisie de la réception, c’est le moment où votre stock informatique apprend qu’une marchandise est arrivée. Si elle n’est pas faite, l’article est en rayon mais le logiciel l’ignore : à l’inventaire, vous en trouvez plus que prévu. Si elle est faite pour une quantité qui n’est jamais arrivée, c’est l’inverse : il en manque. C’est souvent la première source de démarque, et la plus simple à corriger.
Ce qui arrive souvent
Le colis rangé, jamais saisi. L’équipe met en rayon, la saisie attend, puis s’oublie.
La saisie faite d’après le bon de livraison. On saisit les quantités du bon sans ouvrir les cartons. Ce qui manquait dans le colis manque désormais au stock.
La saisie en retard. Faite après l’inventaire : l’article a été compté, mais il n’était pas encore dans le stock informatique.
Ce qui n’était pas commandé. Un fournisseur livre un article en plus, ou à la place d’un autre. Et un article commandé ne vient parfois jamais.
Ce qu’il faut faire
Tout saisir, à temps. Chaque livraison est saisie le jour de son arrivée, et toutes le sont avant l’inventaire.
Compter le carton, pas le bon de livraison. La quantité saisie est celle qu’on a sous les yeux.
Contrôler les saisies. Une deuxième personne relit, au moins les gros colis et les articles à plus forte valeur.
Signaler les écarts. Ce qui n’était pas commandé, ou ce qui manque, part en réclamation chez le fournisseur.